Dalam kehidupannya, manusia memerlukan komunikasi, baik berkomunikasi
dengan individu lain maupun dengan kelompok atau masyarakat. Hal ini
menunjukkan bahwa manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan
sesama dalam suatu kelompok atau masyarakat.
Brent D. Ruben (dalam Muhammad 2005) menyatakan definisi komunikasi
adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya, dalam
kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan,
mengirimkan, dan menggunakan informasi untuk mengkoordinasikan
lingkungannya dan orang lain. Selain komunikasi, bagian penting lain
dalam komunikasi organisasi adalah organisasi itu sendiri.
Semakin kompleksnya kehidupan manusia, membuat peranan komunikasi
semakin tidak terelakan, untuk kepentingan berinteraksi, memecahkan
masalah, atau untuk menjalin hubungan baik dengan sesamanya. Demikian
pula bila dilihat dari sudut pandang organisasi atau perusahaan sebagai
suatu kesatuan sosial yang terdiri dari orang atau kelompok orang yang
berinteraksi satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan bersama
(Robbins, 1994; 4), komunikasi memiliki peranan penting, salah satunya
dalam menjalin hubungan dengan para stake holder-nya.
Organisasi terbentuk karena adanya kesamaan visi, misi dan tujuan
yang ingin dicapai sekelompok orang dalam organisasi tersebut. Dari sini
setiap unsur yang terdapat di dalam organisasi secara langsung maupun
tidak langsung harus memegang teguh apa yang menjadi tujuan dan prinsip
di dalam organisasi tersebut, sehingga organisasi dapat mencapai visi
dan misi yang telah ditetapkan.
Pengkajian terhadap komunikasi organisasi memiliki arti penting
mengingat bahwa komunikasi organisasi merupakan suatu disiplin studi
yang dapat mengambil sejumlah arah yang sah dan bermanfaat. Dalam arti
pengkajian akan memberikan manfaat tidak hanya bagi siapa saja yang
ingin memahami perilaku organisasi secara lebih baik, tapi juga memiliki
aspek pragmatis bagi orang-orang yang ingin memperbaiki kinerjanya
sebagai peserta/anggota suatu organisasi.
Studi komunikasi organisasi dapat memberikan landasan kuat bagi karier
dalam manajemen, pengembangan sumber daya manusia, dan komunikasi
perusahaan, serta tugas-tugas lainnya yang berorientasikan kepada
manusia dalam organisasi (Pace & Faules, 2001: 25).
A. PERBEDAAN KOMUNIKASI
Secara umum, komunikasi organisasi dapat dibedakan atas komunikasi
formal dan komunikasi informal. Komunikasi formal salurannya ditentukan
oleh struktur yang telah direncanakan yang tidak dapat dipungkiri oleh
organisasi. Sedangkan komunikasi informal tidaklah direncanakan dan
biasanya tidaklah mengikuti struktur formal organisasi, tetapi timbul
dari interaksi sosial yang wajar di antara anggota organisasi. Yang
termasuk komunikasi informal ini adalah berita-berita dari mulut ke
mulut mengenai diri seseorang, pimpinan, maupun mengenai organisasi yang
biasanya bersifat rahasia.
1. Komunikasi formal
Bila pesan mengalir melalui jalur resmi yang ditentukan oleh hierarki
resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan itu berada dalam
jalur komunikasi formal. Adapun fungsi penting sistem komunikasi formal
menurut Liliweri (1997: 294) adalah sebagai berikut:
1. Komunikasi formal terbentuk sebagai fasilitas untuk mengkoordinir kegiatan, pembagian kerja dalam organisasi.
2. Hubungan formal secara langsung hanya meliputi hubungan antara atasan dengan bawahan. Komunikasi langusng seperti
ini memungkinkan dua pihak berpartisipasi umpan balik dengan cepat.
3. Komunikasi formal memungkinkan anggota dapat mengurangi atau menekan waktu yang akan terbuang, atau kejenuhan
produksi, mengeliminir ketidaktentuan operasi pekerjaan, termasuk tumpang tindihnya tugas dan fungsi, serta pembaharuan
menyeluruh yang berdampak pada efektivitas dan efesiensi.
4. Komunikasi formal menekankan terutama pada dukungan yang penuh dan kuat dari kekuasaan melalui struktur dan hierarkis.
Bertinghaus (1968) menyebutkan paling tidak ada 3 bentuk komunikasi formal, yaitu yang berdasarkan: (1) arah yang
dituju: vertikal, horizontal/lateral (2) sifat, tipe jaringan komunikasi
disesuaikan dengan tugas, misalnya pelaporan, perintah, pengarahan atau
perlindungan dan kepenasihatan, dan (3) keformalan (sisi formal),
sejauhmana alur komunikasi dibatasi oleh kewenangan. Jika dilihat dari
arah yang dituju, pesan dalam komunikasi formal biasanya mengalir dari
atas ke bawah atau dari bawah ke atas secara vertikal dan dari tingkat
yang sama atau secara horizontal dan komunikasi lintas-saluran.
2. Komunikasi informal
Menurut Pace & Faules (2001: 199) bila anggota organisasi
berkomunikasi dengan yang lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka
dalam organisasi, pengarahan arus informasi bersifat pribadi, disebut
jaringan komunikasi informal. Pengertian tersebut mengisyaratkan ada dua
faktor dalam jaringan komunikasi informal, yaitu sifat hubungan atau
format interaksi dan arah aliran informasi. Untuk sifat hubungan adalah
hubungan pribadi yang termasuk hubungan antar persona, dan arah aliran
informasi bersifat pribaid yang muncul dari interaksi di atnara
orang-orang dan mengalir ke seluruh organisasi tanpa dapat diperkirakan,
dikenal dengan desas-desus (grapevine) atau kabar angin.
Salah satu ciri komunikasi organisasi yang paling nyata adalah konsep
hubungan, Goldbaher (1979) mendefinisikan organisasi sebagai “sebuah
jaringan hubungan yang saling bergantung” (Pace & Faules, 2001:
201). Bila sesuatu saling- bergantung, ini berarti bahwa hal-hal
tersebut saling mempengaruhi satu sama lainnya. Pola dan sifat hubungan
dalam organisasi dapat ditentukan oleh struktur atau hubungan posisional
dan hubungan antar persona dimana individu-individu dalam organisasi
bertindak di luar struktur peranan sehingga menciptakan jalinan
komunikasi informal.
B. KONSEP KUNCI KOMUNIKASI ORGANISASI
Goldhaber (1986) menyatakan definisi komunikasi organisasi:
“organizational communication is the process of creating and exchanging
messages within a network of independent relationship to cope with
environmental uncertainty”. Dengan kata lain komunikasi organisasi
adalah proses menciptakan dan saling tukar menukar pesan dalam satu
jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi
lingkungan yang tidak pasti.
Dari definisi tersebut terdapat 7 konsep kunci, yaitu proses, pesan,
jaringan, ketergantungan satu sama lain, hubungan, lingkungan dan
ketidakpastian. Berikut ini merupakan konsep kunci komunikasi organisasi
(Muhammad: 2005)
1. Proses
Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang
menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala
menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak
ada hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses.
2. Pesan
Yang dimaksudkan dengan pesan adalah susunan simbol yang penuh arti
tentang objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang
lain. Untuk berkomunikasi, seseorang
harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi nama pada gambaran
tersebut dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi
tersebut efektif jika pesan yang dikirimkan itu diartikan sama dengan
apa yang dimaksudkan oleh si pengirim.
3. Jaringan
Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki
posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran
pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan
kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini
mungkin mencakup hanya 2 orang, beberapa orang atau bahkan seluruh
organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi banyak faktor,
antara lain: hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dan
arus pesan, dan isi dari pesan.
4. Ketergantungan
Keadaan saling tergantung satu bagian dengan bagian yang lain dalam satu
organisasi telah menjadi sifat suatu organisasi yang merupakan suatu
sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan
maka akan berpengaruh pada bagian yang lainnya dan mungkin juga pada
seluruh sistem organisasi. Begitu pula halnya dengan jaringan komunikasi
dalam suatu organisasi perlu dukungan untuk saling melengkapi agar
organisasi dapat berjalan dengan baik.
5. Hubungan
Karena organisasi merupakan suatu system terbuka, system kehidupan
sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan
manusia. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam
suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan
manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi
dari orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelajari.
Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana
yaitu hubungan diantara dua orang atau dyadic sampai pada hubungan yang
kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok-kelompok kecil, maupun besar,
dalam organisasi.
6. Lingkungan
Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang
diperhitungkan dalam pembauatan keputusan mengenai individu dalam suatu
sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan menjadi lingkungan internal
(karyawan, staf, golongan fungsional dari organisasi dan komponen
organisasi lainnya seperti tujuan, produk, dsb) dan lingkungan eksternal
(pelanggan, pesaing dan teknologi).
7. Ketidakpastian
Ketidakpastian merupakan perbedaan informasi yang tersedia dengan
informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini
organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggota, melakukan
suatu penelitian serta pengembangan organisasi. Ketidakpastian dalam
suatu organisasi juga disebabkan terlalu banyak informasi yang diterima
daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan
mereka. Oleh karena itu salah satu tugas utama komunikasi organisasi
adalah menentukan dengan tepat banyaknya informasi yang diperlukan untuk
mengurangi ketidakpastian tanpa informasi yang berlebihan.
KESIMPULAN
Komunikasi dalam organisasi pada dasarnya merupakan suatu kegiatan
intern dalam organisasi. Akan tetapi dalam praktiknya kegiatan
komunikasi dalam organisasi dapat melampaui batas-batas organisasi itu
sendiri.
Komunikasi organisasi dengan berbagai dimensinya dapat dipandang sebagai
suatu cara untuk memetakan fenomena. Ketika kita menyadari bahwa
pandangan terhadap fenomena/realitas pun tidak selalu ajeg, bergantung
pada titik berdirinya, maka seyogianya kita menyikapinya bahwa hal itu
mencerminkan suatu relativisme ilmu yang mengarah kepada sesuatu yang
“baik”.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar